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Artigos de Secretariado

Ser Secretária
Cres "SER" ou Ser Útil

Falar do perfil atual da Profissional Secretária e de sua missão é tirar uma fotografia do movimento cotidiano das empresas, nesse processo de globalização.

Tudo e todos se conectam, sem fronteiras, com velocidade e muito intercâmbio, pessoal e profissional.

A Secretária moderna personifica esse agente de conexão, atuando como a interface entre clientes internos e externos, parceiros, fornecedores, gerenciando informações, administrando processos de trabalho, preparando e organizando o meio de campo, para que soluções e decisões sejam tomadas com qualidade.

Independente do setor ou segmento em que atue, está sempre ao lado do poder decisório, posição que lhe confere maior responsabilidade, aliada à exigência de saber do "todo empresarial", do mercado nacional e internacional.

Como agente facilitador, sua atuação se revela na rede de relações interpessoais que administra e que vão demandar a sua percepção do ambiente, das pessoas, dos códigos ditos e implícitos na linguagem não verbal, o equilíbrio emocional, a flexibilidade para adaptar orientações e filosofia empresarial a cada situação e criatividade para que cada cliente sinta-se recebendo um tratamento personalizado.

No importante "time" que forma com seu Executivo(a) ou Executivos(as), sua polivalência é exercitada. Segundo Joel Dutra, renomado professor da USP e consultor de empresas, as organizações precisam de dois tipos de profissionais: "os que resolvem muito bem os problemas e os que não deixam os problemas acontecerem". Independente dos dois perfis serem necessários, será mais valorizado aquele que não deixa o problema acontecer. Esse é um campo onde o profissional de secretariado de hoje pode atuar com maior amplitude, mesclando competências técnicas e comportamentais, reunindo o fazer e o assessorar, escolhendo ferramentas tecnológicas e exercitando habilidades de relacionamento, comunicação, administração de conflitos e acompanhamento de objetivos e metas.

Fazendo uma analogia dos 5 pontos que Roberto Shinyashiki considera indispensáveis para o profissional campeão – VELOCIDADE, VISÃO, POLIVALÊNCIA, CAPACIDADE DE REALIZAÇÃO e que ENTENDA DE GENTE, a SECRETÁRIA CAMPEÃ também pode incorporar esses requisitos na sua atuação. Na VELOCIDADE, a imagem que mais evidencia a atividade da Secretária é a parada no pit-stop de um carro de fórmula 1. É nessa hora que a atuação tem que ser impecável em todos os detalhes e com o timing necessário, para ajudar o "piloto" empresário a subir no podium da vitória. Com relação à VISÃO, é necessário que esteja antenada nas tendências do negócio da empresa em que trabalha e nas mudanças que ocorrem na sua profissão. Participar da sua Entidade de Classe, engajar-se, acompanhar a evolução do perfil profissional no Brasil e no mundo é forma de estar com o olho voltado para o que muda e, principalmente, poder acompanhar a mudança. A POLIVALÊNCIA já foi bem exemplificada na detalhação do seu perfil. CAPACIDADE DE REALIZAÇÃO é uma área que pode ser aprimorada, com os conhecimentos de planejamento, organização e folow-up. As empresas perdem muitos clientes e mercados porque não têm sistemas que monitorem objetivos e metas com a devida qualidade. ENTENDER DE GENTE é algo inerente ao agente facilitador que representa, mas que deve ser sempre atualizado, considerando que a posição estratégica onde se encontra nas empresas dá destaque e maior visibilidade ao seu papel, fazendo também com que as atitudes de relacionamento tenham maior peso e repercussão.

Todo este leque de ativação exige muito estudo. Na formação específica nos Cursos de Secretariado (técnicos e Superiores), nos cursos de atualização e desenvolvimento profissional e pessoal, aliados a uma postura permanente de aprender a aprender, através de leituras, participação em palestras e debates, pesquisas via internet, intercâmbios. As opções hoje são ilimitadas. Muitos profissionais de secretariado freqüentam cursos de pró-graduação, Mba, cursos no exterior, congressos e outros eventos da categoria e afins.

De forma qualitatiiva, o profissional de secretariado está inserido no processo gerencial das empresas como um profissional vital, para trabalhar ao lado do poder decisório, otimizando resultados em times, projetos, virtualmente e nas múltiplas opções que o novo mercado oferece a todas as profissões.

Celebrar o Dia Internacional (neste ano, 25 de abril) e Dia Nacional das Secretária (30 de Setembro) com comprometimento com a sua missão é a melhor forma de solidificar a sua importância no cenário empresarial.

Como diz Deepak Chopra, no livro "As 7 leis Espirituais do Sucesso", "a missão de todo ser humano está na postura permanente de colocar a serviço da humanidade, os seus talentos e habilidades, com a busca constante de ser útil".

Abril de 2002

Maria Elizabete D´Elia e Roberto Shinyashik